IzyCall - Outil de gestion des appels entrants

Les termes « appel de niveau 1 » et « appel de niveau 2 » font référence à la manière dont les appels sont gérés et acheminés en fonction de leur complexité ou de la nécessité de les transférer à des agents ou des services spécifiques. Dans le contexte d’un port de plaisance utilisant un Serveur Vocal Interactif (SVI) pour gérer les appels entrants des plaisanciers :

• Appel de Niveau 1 :
  • Le SVI du port de plaisance constitue le premier niveau de réponse aux appels.
  • Les plaisanciers peuvent composer le numéro du port pour obtenir des informations de base, telles que les heures d’ouverture, les tarifs d’amarrage, les services disponibles, etc.
  • Le SVI guide les appelants à travers un menu vocal interactif pour fournir des informations préenregistrées et répondre aux demandes simples sans nécessiter l’intervention d’un agent humain. Par exemple, des instructions sur la disponibilité des places d’amarrage ou des informations générales sur le port.
• Appel de Niveau 2 :
  • Si les plaisanciers ont des besoins plus complexes ou des demandes spécifiques qui ne peuvent être résolus par le SVI de niveau 1, ils peuvent être transférés vers à un agent portuaire ou un téléconseiller Izysea.
  • Ces appels de niveau 2 peuvent inclure des demandes plus détaillées, comme des réservations spécifiques, des problèmes techniques, des situations d’urgence ou des demandes de service nécessitant une interaction humaine.
  • Le SVI peut acheminer ces appels vers des agents spécialisés du port de plaisance pour une assistance plus approfondie ou les transférer vers le service client Izysea.

En utilisant un SVI, le port de plaisance peut optimiser la gestion des appels des plaisanciers en offrant une première réponse automatisée pour les demandes simples tout en dirigeant efficacement les appels plus complexes vers des ressources humaines ou des options de service spécialisées pour une assistance personnalisée.

Un « appel entrant » fait référence à une communication téléphonique par un utilisateur externe vers le personnel du port de plaisance. Dans le contexte d’un port de plaisance, un « appel entrant » peut provenir d’un plaisancier en escale ou résident qui contacte le personnel du port pour diverses raisons, telles que :

• Demandes de Renseignements : Les plaisanciers peuvent appeler pour obtenir des informations sur les installations du port, les tarifs d’amarrage, les services disponibles, etc.
• Réservations ou Planification : Ils pourraient appeler pour réserver une place de port, planifier une escale ou faire des modifications à leurs arrangements de stationnement.
• Signalements d’Incidents ou de Problèmes : En cas d’urgence, de problème technique ou de tout autre incident survenant dans le port (par exemple, un problème avec une place d’amarrage), les plaisanciers peuvent émettre un appel pour signaler la situation au personnel du port.
• Assistance et Soutien : Les plaisanciers peuvent contacter le port pour demander de l’aide ou des informations supplémentaires pendant leur séjour, comme des conseils sur les services locaux, les attractions touristiques, etc.

Dans le cadre d’un système de gestion pour les ports de plaisance, la gestion des appels entrants des plaisanciers peut être intégrée au logiciel pour permettre au personnel du port de suivre, enregistrer et gérer ces communications de manière organisée. Cela inclut la documentation des appels, la gestion des demandes, le suivi des problèmes signalés et la fourniture d’un service client de qualité pour répondre aux besoins des plaisanciers de manière efficace et professionnelle.

Lorsqu’un port de plaisance recherche un logiciel de service client, il est essentiel de prendre en considération plusieurs aspects spécifiques à l’industrie maritime pour faire le choix le plus adapté à ses besoins. Voici quelques points à considérer lors du choix d’un logiciel de service client pour un port de plaisance :

• Fonctionnalités spécifiques au secteur maritime :
  • Gestion des plaisanciers : Capacité à suivre et gérer les plaisanciers présents dans le port.
  • Communication en temps réel : Système pour communiquer efficacement avec les plaisanciers pour les informer des événements, des avis de croisières, etc.
  • Suivi des demandes et des incidents : Possibilité de gérer et résoudre les incidents signalés par les plaisanciers.
  • Planification des escales : Outils pour planifier et gérer les escales des bateaux.
  • Gestion des abonnements : Capacité à gérer les informations sur les abonnements des plaisanciers.
• Facilité d’utilisation et d’implémentation :
  • Interface conviviale et intuitive pour une prise en main facile par le personnel du port.
  • Facilité d’intégration avec d’autres systèmes déjà utilisés dans le port, comme des logiciels de gestion existants.
• Accessibilité et compatibilité :
  • Accessibilité depuis différents appareils (ordinateurs, smartphones, tablettes) pour une gestion à distance.
  • Compatibilité avec divers navigateurs web pour une accessibilité maximale.
• Sécurité des données :
  • Garanties de sécurité et de confidentialité des données des plaisanciers.
  • Mesures de protection pour éviter les accès non autorisés ou les pertes de données.
• Support client et assistance technique :
  • Disponibilité d’un support client réactif pour résoudre rapidement les problèmes éventuels.
  • Options de formation pour les utilisateurs afin d’optimiser l’utilisation du logiciel.
• Coûts et flexibilité :
  • Modèle de tarification flexible et adapté à la taille et aux besoins spécifiques du port.
  • Essais gratuits ou démos pour évaluer la pertinence du logiciel pour le port.
• Retours d’expérience et recommandations :
  • Consulter les avis d’autres ports de plaisance utilisant des solutions similaires pour évaluer leurs retours d’expérience.
  • Obtenir des recommandations auprès d’associations maritimes ou de professionnels du secteur.
  • En évaluant ces aspects et en prenant en compte les besoins spécifiques du port de plaisance, il sera possible de choisir un logiciel de service client qui répond le mieux aux exigences opérationnelles et améliore l’expérience des plaisanciers tout en facilitant la gestion globale du port.

Izysea répond à l’ensemble de ces points. Demandez une démo gratuite

Pour un port de plaisance, utiliser un outil comme un Serveur Vocal Interactif (SVI) présente plusieurs avantages significatifs :

• Gestion des appels améliorée :
  • Routage intelligent des appels : Le SVI peut diriger les appelants vers les bonnes informations ou départements, réduisant ainsi la charge de travail du personnel pour des demandes simples.
  • Disponibilité 24/7 : Offre une réponse automatisée et des informations de base même en dehors des heures de bureau, améliorant ainsi la satisfaction des plaisanciers.
• Amélioration de l’expérience client :
  • Réponses rapides et précises : Fournit des informations immédiates sur les tarifs, les services, les horaires, etc., améliorant ainsi l’expérience client.
  • Personnalisation des messages : Personnalise les messages pour offrir une expérience client plus engageante et adaptée aux besoins spécifiques du port.
• Optimisation des ressources humaines :
  • Réduction du temps d’attente : Réduit le temps d’attente des appelants en fournissant des informations automatisées, libérant ainsi les agents pour des demandes plus complexes.
  • Tri des appels : Classe les appels par niveau de complexité, permettant à l’équipe du port de se concentrer sur les demandes les plus spécifiques (niveau 2).
• Gestion plus efficace des demandes :
  • Gestion des demandes simple : Gère les demandes simples telles que les informations générales, les disponibilités de places d’amarrage, etc., sans intervention humaine.
  • Enregistrement des zppels : Permet d’enregistrer les appels pour des besoins de suivi, de formation ou de documentation des incidents.
• Flexibilité et évolutivité :
  • Adaptabilité aux besoins changeants : Peut être configuré pour répondre aux besoins spécifiques du port de plaisance, avec possibilité d’ajouter de nouvelles fonctionnalités selon l’évolution des besoins.
  • Possibilité d’expansion : En cas de croissance du port, le SVI peut être facilement adapté pour gérer un plus grand volume d’appels.
• Réduction des coûts :
  • Optimisation des ressources : Réduit le besoin de personnel pour répondre aux demandes basiques, permettant d’optimiser les coûts opérationnels.
  • Diminution du nombre d’appels non résolus : En acheminant correctement les appels, cela peut réduire les appels non résolus ou les retours des plaisanciers.

En somme, l’intégration d’un SVI dans la gestion des appels d’un port de plaisance peut non seulement améliorer l’efficacité opérationnelle, mais également offrir une expérience client plus satisfaisante en fournissant des réponses rapides et précises, tout en faisant gagner du temps aux équipes du port de plaisance et en réduisant les coûts liés à la gestion des appels.

Izysea organise la gestion des appels de manière efficace grâce à un planning opérationnel détaillé, réparti en différentes catégories :

Appels en Journée :

• Du lundi au vendredi de 7h à 20h.
• Le samedi de 7h à 13h.

Appels d’Astreinte :

• Le samedi de 13h à 22h.
• Le dimanche de 7h à 22h.
• Du lundi au dimanche de 20h à 22h.

Cette structuration nous permet d’assurer une disponibilité optimale pour répondre à vos besoins tout au long de la semaine, en fonction des spécificités liées à chaque plage horaire.